Политика конфиденциальности

ПОЛИТИКА ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ В ООО «МАГАЗИН НЕДВИЖИМОСТИ»

 

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Разработка и утверждение Политики обработки персональных данных в ООО «Магазин недвижимости» (далее — Политика) является одной из мер по защите персональных данных, принимаемых ООО «Магазином недвижимости» (далее — Организация) в соответствии с требованиями статьи 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон).

1.2. Политика разъясняет субъектам персональных данных как и для каких целей их персональные данные собираются, используются или иным способом обрабатываются, а также отражает имеющиеся в связи с этим у субъектов персональных данных права и механизм их реализации.

Под субъектами персональных данных для целей настоящей Политики понимаются: кандидаты на вакантную должность; представители контрагентов Организации; физические лица, заключившие с Организаций гражданско-правовой договор; физические лица и представители юридических лиц, обратившиеся в Организацию с обращением; лица, проходящие производственную практику в Организации.

1.3. Политика применяется к обработке персональных данных:

• — кандидатов на вакантную должность;

• —представителей контрагентов Организации;

• —физических лиц, заключивших с Организаций гражданско-правовой договор;

• —физических лиц и представителей юридических лиц, обратившихся в Организацию с обращением;

• —лиц, проходящих производственную практику в Организации.

1.4. Обработка персональных данных субъектов персональных данных осуществляется в соответствии с требованиями Закона, иных локальных правовых актов Организации в сфере защиты персональных данных.

1.5. Обработка персональных данных субъектов персональных данных включает в себя: сбор, систематизацию, использование, анализ, уточнение, предоставление, хранение, уничтожение (удаление), блокирование персональных данных.

1.6. Персональные данные субъектов персональных данных не распространяются и не предоставляются третьим лицам без получения согласия субъектов персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных Закон и законодательством.

1.7. Трансграничная передача персональных данных субъектов персональных данных в Организации не осуществляется.

 

2. ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ КАНДИДАТОВ НА ВАКАНТНЫЕ ДОЛЖНОСТИ

2.1. Персональные данные кандидатов на вакантные должности (далее – кандидаты) могут быть получены:

2.1.1. с использованием общедоступных информационных ресурсов, например, rabota.by, praca.by;

2.1.2. посредством предоставления кандидатом резюме (анкеты) лично;

2.1.3. посредством направления кандидатом резюме (анкеты) на электронную почту Организации (и) или рабочую электронную почту менеджера по персоналу;

2.1.4. в процессе участия Организации в ярмарках вакансий.

2.2. Цели обработки персональных данных кандидатов, перечень обрабатываемых персональных данных и правовые основания обработки приведены в таблицы ниже.

Цели обработки персональных данных	Какие персональные данные обрабатываются	Правовое основание обработки персональных данных
Рассмотрение резюме (анкеты) с последующей связью с кандидатом для приглашения на собеседование	1. Фамилия, имя, отчество (если таковое имеется); 2. Возраст; 3. Контактный номер телефона; 4. Сведения об образовании; 5. Сведения о трудовой деятельности.	Согласие на обработку персональных данных (пункт 3 статьи 4 Закона) – для резюме (анкеты), направленных на электронную почту Организации (и) или рабочую электронную почту менеджера по персоналу. Без получения согласия на основании абзаца шестнадцатого статьи 6 Закона — в случае предоставления резюме (анкеты) лично кандидатом. Без получения согласия – для резюме (анкет) полученных с использованием общедоступных информационных ресурсов, например, rabota.by, praca.by.
Оценка предоставленных кандидатом сведений на достоверность	1. Фамилия, имя, отчество (если таковое имеется); 2. Возраст; 3. Контактный номер телефона; 4. Сведения об образовании; 5. Сведения о трудовой деятельности; 6. Действительность документа, удостоверяющего личность.	Согласие на обработку персональных данных (пункт 3 статьи 4 Закона)

2.3. Обработка персональных данных кандидатов осуществляется директором Организации, менеджером по персоналу, а также руководителем структурного подразделения, в котором была открыта вакансия.

2.4. Срок хранения персональных данных кандидатов составляет:

2.4.1. в случае непринятия на работу кандидата после проведения собеседования – 1 год.

2.4.2. в случае приема кандидата на работу — 1 неделя;

2.4.3. после получения резюме для принятия решения о приглашении кандидата на собеседование — 3 месяца.

2.5. По истечении сроков, указанных в пункте  2.4 Политики, персональные данные кандидатов:

• —содержащиеся в документах на бумажных носителях, уничтожаются с использованием шредера;

• —содержащиеся в электронном виде, удаляются.

 

3. ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ПРЕДСТАВИТЕЛЕЙ КОНТРАГЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

3.1. Обработка персональных данных представителей контрагентов осуществляется без согласия указанных лиц на основании договора (как заключаемого, так и заключенного) для целей заключения договора и исполнения обязательств по нему в соответствии с абзацем шестнадцатым статьи 6 Закона Республики Беларусь «О защите персональных данных» и включает обработку следующих персональных данных:

• —фамилия, имя собственное, отчество (если таковое имеется);

• —сведения о месте работы;

• —должность;

• —собственноручная подпись.

3.2. Доступ к персональным данным представителей контрагентов имеют директор, юрисконсульт, работники бухгалтерии, а также иные работники для исполнения ими своих должностных обязанностей.

3.3. Срок хранения персональных данных представителей контрагентов, содержащихся в:

3.3.1. первичных учетных документах составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства;

3.3.2. договорах составляет 3 года.

3.4. По истечении сроков, указанных в пункте 3.3 Политики, персональные данные представителей контрагентов:

• —содержащиеся в документах на бумажных носителях, уничтожаются с использованием шредера;

• —содержащиеся в электронном виде, удаляются.

Категория субъекта персональных данных	Цель обработки персональных данных	Перечень обрабатываемых персональных данных	Правовое основание обработки персональных данных	Срок хранения
1)Лица, направившие запрос для получения обратного звонка, предварительного бронирования объекта недвижимости через форму на сайте shoprealty.by 2)Посетители офиса 3)Лица, позвонившие в Организацию	Осуществление обратной связи по запросу контрагента и прием входящих звонков	Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется); адрес электронной почты контактный номер телефона	Согласие на обработку ПД	3 года
Лица, включенные в базу данных клиентов Оператора	Направление потенциальному покупателю информации о предложениях, спросах, условиях продажи	Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется); адрес электронной почты контактный номер телефона	Согласие на обработку ПД	3 года
Покупатели; иные лица, подписывающие договор	Заключение договоров создания долевого строительства, купли-продажи, оформление правоотношений, связанных с намерением покупателя приобрести объект недвижимости	Фамилия, имя, отчество (если таковое имеется); Идентификационный номер; Сведения из документа, удостоверяющего личность (серия, номер, когда и кем выдан); Адрес проживания, иные данные в соответствии с условиями договора	Если Покупатель физическое лицо – на основании договора с СПД (абз.15 ст.6 Закона). Если Покупатель юридическое лицо – на основании абз.20 ст.6 Закона, ст.49, п.5 ст.186 ГК.	10 лет после окончания срока действия договора, либо 3 года после окончания срока действия договора, в случае проведения налоговой проверки
Лица, направившие обращение, иные лица, чьи ПД указаны в обращении	Рассмотрение обращений, в том числе внесенных в книгу замечаний и предложений	Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется); Адрес места жительства или регистрации, иные персональные данные, указанные в обращении	Абз.20 ст.6 Закона, п.1 ст.3 Закон об обращениях граждан	5 лет с даты последнего обращения, 5 лет после окончания ведения книги замечаний и предложений
Адресаты и адресанты почтовых отправлений	Прием и отправка почтовых отправлений	Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется); адрес отправления	При отправлении писем – абз.20 ст.6 Закона, при получении писем – абз.16 ст.6 Закона	Постоянно
Контрагенты	Ведение электронной базы данных контрагентов	Фамилия, имя, отчество (если таковое имеется); Идентификационный номер; Сведения из документа, удостоверяющего личность (серия, номер, когда и кем выдан); Адрес проживания, иные данные в соответствии с условиями договора	Согласие на обработку ПД; абз.20 ст.6 Закона; ст.49, п.5 ст.186 ГК.	3 года; 10 лет после окончания срока действия договора, либо 3 года после окончания срока действия договора, в случае проведения налоговой проверки
Покупатели, потенциальные покупатели, лица, намеревающиеся подписать или подписывающие договор по доверенности	Предоставление информации банковским учреждениям в целях привлечения финансирования	Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется); адрес места жительства или регистрации; сведения из документа, удостоверяющего личность (серия, номер, когда и кем выдан); контактный номер телефона	Согласие на обработку ПД	3 года
Лица, чьи персональные данные содержаться в рекламных материалах	Создание и распространение рекламных материалов	Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется); адрес места жительства или регистрации; сведения из документа, удостоверяющего личность (серия, номер, когда и кем выдан) (в случае заключения договора); фото- и видеоизображени	Согласие на обработку ПД	3 года
Продавцы, заключившие договор с Организацией	Предоставление информации организациям, уполномоченным на осуществление учета и расчета и начисления платы за ЖК услуги, платы за пользование жилым помещением и возмещения расходов на электроэнергию, газ, воду и платы за другие услуги	Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется); адрес места жительства или регистрации	Согласие на обработку ПД	3 года

 

4. ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ГРАЖДАН, ЗАКЛЮЧИВШИХ С ОРГАНИЗАЦИЕЙ ГРАЖДАНСКО-ПРАВОВОЙ ДОГОВОР

4.1. В Организации обрабатываются персональные данные граждан, заключивших гражданско-правовые договора с Организацией.

4.2. Цели обработки персональных данных, правовые основания и сроки хранения персональных данных граждан, заключивших с Организацией гражданско-правовой договор, представлены в таблице ниже.

Категория субъекта персональных данных	Цель обработки персональных данных	Перечень обрабатываемых персональных данных	Правовое основание обработки персональных данных	Срок хранения
Подрядчик	Заключение договора подряда	Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется); сведения из документа, удостоверяющего личность (дата выдачи, номер документа); номер страхового свидетельства; контактный номер телефона; собственноручная подпись	Договор (абзац шестнадцатый статьи 6 Закона)	3 года
Подрядчик	Оплата работ по договору	Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется); сведения из документа, удостоверяющего личность (дата выдачи, номер документа); банковские реквизиты.	Договор (абзац шестнадцатый статьи 6 Закона)	Для первичных учетных документов составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства
Подрядчик	Подача документов индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц	Фамилия, имя, отчество (если таковое имеется); Идентификационный номер; Сведения из документа, удостоверяющего личность (серия, номер, когда и кем выдан); Номер страхового свидетельства социального государственного страхования Контактный номер телефона;	Обработка персональных данных предусмотрена законодательством (абзац седьмой статьи 6 Закона)	5 лет
Заказчик	Заключение договора на услуги проживания	Фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется); сведения из документа, удостоверяющего личность (дата выдачи, номер документа); контактный номер телефона; собственноручная подпись.	Договор (абзац шестнадцатый статьи 6 Закона)	3 года

4.4. По истечении сроков, указанных в пункте 4.2 Политики, персональные данные представителей контрагентов:

• —содержащиеся в документах на бумажных носителях, уничтожаются с использованием шредера;

• —содержащиеся в электронном виде, удаляются.

 

5. ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ЛИЦ, ПРОХОДЯЩИХ

ПРОИЗВОДСТВЕННУЮ ПРАКТИКУ В ОРГАНИЗАЦИИ

5.1. Персональные данные лиц, проходящих в Организации производственную практику (далее – практиканты), могут быть получены:

5.1.2. от самого практиканта лично;

5.1.3. от учреждения образования, в котором обучается практикант.

5.2. Обработка персональных данных практикантов осуществляется для цели прохождения практики, выполнения программы практики без согласия указанных лиц на основании заключенного с учреждением образования договора в соответствии с абзацем шестнадцатым статьи 6 Закона и включает в себя обработку следующих персональных данных:

• —фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется),

• —сведения об образовании;

• —сведения о специальности;

• —сведения о времени прохождения практики;

• —контактный номер телефона;

• —собственноручная подпись.

5.3. Обработка персональных данных практикантов осуществляется менеджером по персоналу, инженером по охране труда, а также руководителем структурного подразделения, в котором практикант будет проходить практику.

5.4. Срок хранения персональных данных практикантов составляет:

5.4.1. для персональных данных, содержащихся в договорах об организации производственного обучения, учебной, производственной практики обучающихся – 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства;

5.4.2. для персональных данных, содержащихся в документах о прохождении преддипломной практики обучающимися (отчеты, задания, характеристики, отзывы, переписка и др.) – 3 года.

5.5. По истечении сроков, указанных в пункте 5.4 Политики, персональные данные практикантов:

• —содержащиеся в документах на бумажных носителях, уничтожаются с использованием шредера;

• —содержащиеся в электронном виде, удаляются.

 

6. ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ ЛИЦ, ОБРАТИВШИХСЯ В ОРГАНИЗАЦИЮ С ОБРАЩЕНИЕМ

6.1. Обработка персональных данных лиц, обратившихся в Организацию с обращением (далее – заявители), осуществляется без согласия указанных лиц для целей исполнения обязанностей, предусмотренных законодательством в соответствии с абзацем двадцать первым статьи 6 Закона и пунктом 1 статьи 3 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц».

6.2. Организация в рамках работы с обращениями граждан и юридических лиц обрабатывает следующие персональные данные заявителей:

• —фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

• —адрес места жительства.

6.3. Персональные данные, содержащиеся в обращениях, в том числе в книге жалоб и предложений, обрабатываются с целью дачи ответа на обращения в соответствии с требованиями законодательства об обращениях граждан и юридических лиц.

6.4. Доступ к персональным данным, содержащимся в обращениях, имеют директор Организации, юрисконсульт, бухгалтер.

При работе с книгой жалоб и предложений Организация принимает все необходимые меры по обеспечению защиты персональных данных, содержащихся в книге жалоб и предложений, от противоправных действий.

Копирование (в том числе посредством фотографирования), распространение персональных данных, содержащихся в книге жалоб и предложений, запрещено лицам, которым персональные данные не принадлежат.

6.5. Срок хранения персональных данных, содержащихся в обращениях и книге жалоб и предложений, составляет 5 лет.

6.6. По истечении 5 лет:

• —персональные данные, содержащиеся в обращениях на бумажных носителях – уничтожаются с использованием шредера;

• —персональные данные, содержащиеся в обращениях в электронной форме – удаляются.

 

7. МЕХАНИЗМ РЕАЛИЗАЦИИ ПРАВ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

7.1. Субъект персональных данных имеет право путем подачи письменного заявления:

• — в любое время отозвать согласие на обработку его персональных данных;

• — требовать бесплатного прекращения обработки своих персональных данных, включая их удаление;

• — получать информацию, касающуюся обработки персональных данных, в том числе информацию об уполномоченных лицах Организации, осуществляющих обработку его персональных данных;

• — требовать внесения изменений в свои персональные данные;

• — получать информацию о предоставлении своих персональных данных третьим лицам в течение года, предшествовавшего дате подачи заявления, один раз в календарный год бесплатно;

• — обжаловать действия (бездействие) и принятые Организацией решения, нарушающие его права при обработке персональных данных, в Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь.

7.2. Заявление субъекта персональных данных для реализации прав, указанных в пункте 7.1 Политики, должно содержать:

• —фамилию, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

• —адрес места жительства (места пребывания);

• —дату рождения;

• —идентификационный номер;

• —изложение сути требований;

• —личную подпись.

7.3. Заявление в письменной форме может быть подано лично по адресу: 230026, Республика Беларусь, г. Гродно, пр-т Янки Купалы, дом 87, кабинет 409 (бизнес-центр «Triniti»).

7.4. Организация не рассматривает заявления субъектов персональных данных, которые не соответствуют требованиям пункта 7.2 настоящей Политики, в том числе направленные иными способами (e-mail, телефон, факс и т.п.).

7.5. За содействием в реализации прав, за разъяснением настоящей Политики и по иным вопросам, касающимся порядка обработки персональных данных в Организации, субъект персональных данных может также обратиться к лицу, ответственному за осуществление внутреннего контроля за обработкой персональных данных в Организации, по номеру рабочего телефона: 8 (015) 2687676.